യുഎസിൽ ചികിത്സയ്ക്കു പോയത് മുഖ്യമന്ത്രിയും ഭാര്യയും മാത്രമാണ്. മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ വാദം ശരിയെങ്കിൽ ഇ-മെയിലായി എത്തിയ രേഖ പ്രിന്റ് ചെയ്യാനും ഒപ്പു വാങ്ങിയ ശേഷം സ്കാൻ ചെയ്തു തിരികെ സെക്രട്ടേറിയറ്റിലേക്ക് ഇ–മെയിൽ ചെയ്യാനും യുഎസിൽ ആരെങ്കിലും സഹായിച്ചിട്ടുണ്ടാകണം.
ചില ഓഫിസുകളിൽ നടക്കുന്ന മറ്റൊരു രീതിയുണ്ട്. മന്ത്രിമാരുടെ ഒപ്പ് സ്കാൻ ചെയ്തു കംപ്യൂട്ടറിൽ സൂക്ഷിച്ചിട്ടുണ്ടാകും. മന്ത്രി സ്ഥലത്തില്ലെങ്കിൽ അദ്ദേഹത്തിന്റെ അനുമതിയോടെ ഒപ്പ് കടലാസ് ഫയലിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്തു ചേർക്കും. എന്നിട്ടു സീൽ കൂടി പതിക്കും. അതു മന്ത്രി ഒപ്പിട്ടതിനു സമം.
സെക്രട്ടേറിയറ്റിൽ ഇ-ഓഫിസ് സംവിധാനം ആരംഭിച്ച് ഒരു പതിറ്റാണ്ട് ആകുന്നെങ്കിലും മുക്കാൽ പങ്ക് ഫയലുകളിലും മന്ത്രിമാർ ഒപ്പിടുന്നതു പേന കൊണ്ടു തന്നെയാണ്. ഇ-ഫയലുകൾ പോലും ഒടുവിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്താണു മന്ത്രിമാരുടെ ഒപ്പിനായി സമർപ്പിക്കുന്നത്.
മന്ത്രിക്കു തൊട്ടുമുൻപു വരെ ഡിജിറ്റൽ രൂപത്തിലെത്തുന്ന ഫയൽ അദ്ദേഹത്തിനു വേണ്ടി മാത്രം കടലാസ് രൂപം പ്രാപിച്ച് ഒപ്പു വാങ്ങിയ ശേഷം വീണ്ടും സ്കാൻ ചെയ്തു ഡിജിറ്റൽ രൂപത്തിലാക്കുന്നു.മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ വ്യാജ ഒപ്പിട്ടെന്ന് ബിജെപി ആരോപിക്കുന്ന ഫയൽ കടലാസ് രൂപത്തിലായിരുന്നു. മന്ത്രിമാർ സ്ഥലത്തില്ലെങ്കിൽ ഓഫിസിൽനിന്ന് ഇത്തരം ഫയലുകൾ സ്കാൻ ചെയ്തു മന്ത്രിക്ക് ഇ-മെയിലായി അയച്ചു കൊടുക്കുകയാണു പതിവ്. പ്രിന്റ് എടുത്ത ശേഷം മന്ത്രി ഒപ്പിട്ടു വീണ്ടും സ്കാൻ ചെയ്തു തിരികെ ഓഫിസിലേക്ക് അയയ്ക്കും. അതിന്റെ പ്രിന്റ് എടുത്ത് ഫയലിന്റെ ഭാഗമാക്കും.
ഡിജിറ്റൽ പേന കൊണ്ട് സ്ക്രീനിൽ ഒപ്പിടുന്നതു പോലെയോ ഓൺലൈൻ ഡെലിവറി ബോയിക്ക് ഫോണിൽ വിരൽ കൊണ്ട് ഒപ്പിട്ടു നൽകുന്നതു പോലെയോ അല്ല ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പിടൽ. ഗസറ്റഡ് ഓഫിസർ റാങ്ക് മുതൽ മുകളിലേക്കുള്ളവർക്കാണ് സർക്കാർ ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പ് നൽകിയിട്ടുള്ളത്. ആദ്യം യൂസർനെയിമും പാസ്‌വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ഇ-ഓഫിസ് ശൃംഖലയിൽ പ്രവേശിക്കും. ഫയലിൽ തീരുമാനമെടുത്ത ശേഷം ഒപ്പിടേണ്ട ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ നിർദിഷ്ട ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യും. അപ്പോൾ ആവശ്യപ്പെടുന്ന പാസ്‌വേഡ് രേഖപ്പെടുത്തിയാൽ ഒപ്പിടൽ പൂർത്തിയായി. ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പിന് ശരിക്കുള്ള ഒപ്പിന്റെ രൂപവുമല്ല. ഒപ്പിട്ട ആളുടെ പേരും ഒപ്പിട്ട തിയതിയും സമയവും കാരണവും അതിലുണ്ടാകും. വിവാദ ഫയലിലെ മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഒപ്പ് ഡിജിറ്റലല്ല.
ഫയൽ ദൂരത്തിരുന്ന് ഒപ്പിടുന്ന രീതി വ്യാപകമാണ്. അതിൽ തെറ്റില്ല. എന്നാൽ ഒപ്പിട്ടു സ്കാൻ ചെയ്ത് അയയ്ക്കുന്നതിനെക്കാൾ ആധികാരികതയും സുരക്ഷിതവും ഫാക്സ് ചെയ്യുന്ന കടലാസിനാണ്. നിയമ പരിരക്ഷയുമുണ്ട്.
